Organiser un festival : de la programmation à la production

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Organiser un festival

Si de nombreux festivals vivent grâce aux bénévoles, aujourd'hui, l'organisation d'un festival s'est professionalisée et réunit un ensemble de profils variés. Claire Malard et Jeanne Rucet du festival des Vieilles Charrues et Valérie Briois des Solidays, vous expliquent ce qui se passe côté coulisse.

"Quand on s'est pris une claque en voyant des artistes sur scène, qu'on arrive à les faire venir chez nous et que les festivaliers répondent présents, c'est génial !", se réjouit Jeanne Rucet, responsable de la programmation du festival des Vieilles Charrues.

Avant le festival : programmer les artistes

 "À la programmation, nous nous occupons de choisir les artistes qui viendront au festival. Nous sommes en lien avec les tourneurs (qui ont un catalogue d'artistes en tournée), mais nous nous déplaçons également en France et à l'étranger pour découvrir de nouveaux talents. C'est d'ailleurs la partie de mon travail que je préfère. Même si on ne peut pas programmer que des artistes que l'on aime. Aux Vieilles Charrues, il y en a pour tous les goûts !", raconte Jeanne Rucet.

"Nous échangeons beaucoup avec les autres festivals, nous nous déplaçons souvent pour écouter des artistes, on négocie avec les tourneurs pour faire venir les groupes..., affirme Jeanne Rucet. Pour travailler dans la programmation, il faut être passionné de musique, suivre l'actualité musicale, être organisé... On est quasiment toujours dans le travail. Si le téléphone sonne le soir, on répond."

Une fois la programmation des Vieilles Charrues bouclée, Jeanne Rucet s'occupe de la coordination des artistes et de leur accueil. "J'organise leur hébergement ou ce qu'ils vont manger pendant le festival." Et si une annulation tombe, c'est elle qui gére et trouve une solution. 

Festival des Vieilles Charrues

 

...Communiquer sur le nom des groupes

Communiquer le nom des artistes au fur et à mesure de leur confirmation est primordial. La chargée de programmation transmet donc l'information à Claire Malard, chargée des relations presse et de la communication.

"Je prépare des communiqués de presse, je participe à l'élaboration de la charte graphique de l'affiche du festival, des flyers, et du site internet (qui change chaque année). C'est intéressant, il y a une part de créativité. Je gère également les réseaux sociaux et les partenariats avec les médias."

"Je passe 95 % de mon temps à mon bureau, dont une large partie avec des journalistes au téléphone. Même pendant le festival, j'ai un bureau installé derrière l'une des scènes. Mais je me déplace quand même pour accompagner les médias sur le lieu des interviews et pour les reportages, raconte Claire Malard. Dans ce métier, on rencontre plein de monde. Il est important d'avoir des compétences en relations humaines."
Les festivals sont souvent créés par des associations qui emploient peu de salariés en CDI à l'année. En revanche, pour la préparation et au moment du festival, les effectifs grimpent largement. Ayant peu de moyens financiers, les organisateurs ont recours à de nombreux stagiaires, CDD et bénévoles. Mêmes si elles sont courtes, ces expériences vous permettent de mettre un pied dans le milieu des festivals et de vous créer un réseau, indispensable dans ce secteur.

Gérer toute la production du festival

L'autre facette de l'organisation d'un festival : la production. Valérie Briois est responsable production à Solidarité Sida, c'est-à-dire qu'elle s'occupe "de réunir les moyens techniques, humains et financiers afin que le festival Solidays, notamment, voit le jour. Mon travail consiste à trouver le lieu, recruter les équipes, élaborer les budgets, et planifier toutes les étapes de l'événement."

"Ce que j'aime le plus dans mon métier de responsable de production, c'est la diversité des contacts, explique Valérie Briois. On est en lien avec les bénévoles, avec tous les prestataires techniques, avec des chefs d'entreprise qui veulent s'investir auprès de l'association, avec des partenaires publics... Pour travailler à la production, il vaut mieux être rigoureux, avoir le sens du relationnel et être curieux."  

En plus de la billetterie, des partenariats financiers sont noués avec les pouvoirs publics et des entreprises, afin de faire vivre les festivals. Le festival Solidays est un peu différent car les bénéfices sont redistribués à des associations d'aide aux malades atteints du VIH en France et à l'étranger. "Les artistes présents, les prestataires, les partenaires font des efforts sur le plan financier, car ils savent que c'est pour une cause", explique Valérie Briois.   

Festival Solidays à  à l'Hippodrome de Longchamp

 

Organiser un festival : le jour J, supporter la pression !

Pendant le festival, pas question de se relâcher. C'est le moment pour Jeanne Rucet de vérifier ses choix. "J'essaie d'aller voir un maximum de concerts, même si nous avons vu 98 % des groupes jouer sur scène avant. Pendant les Vieilles Charrues, il faut savoir gérer son stress, car nous devons nous occuper de situations imprévues comme, par exemple, le départ d'un artiste après son concert le soir même, alors qu'il ne devait partir que le lendemain." 

"Pendant le festival, je m'occupe de gérer les demandes d'interviews des médias au Village presse et les reportages, décrit Claire Malard. L'ampleur de la charge de travail est énorme. Mais on est dans une euphorie. Quand on voit les gens s'éclater, on est content. Ça galvanise et on oublie qu'on dort 4h par nuit !"

Valérie Briois, elle, gère les problèmes qui peuvent survenir pendant les 3 jours du festival Solidays.
"Je m'occupe de coordonner les prestataires, les partenaires et toutes les personnes qui travaillent sur le site. Ce qui amène forcément à devoir régler les imprévus, par exemple, s'il y a plus d'une heure d'attente dans les files pour rentrer dans le festival."

Festival des Vieilles Charrues

Pour démarrer dans le métier : l'importance du bénévolat

Pour ces 3 professionnelles, faire du bénévolat est un plus pour accéder à la profession. "Pendant mes études, j'étais bénévole dans plusieurs festivals de Bretagne, décrit Claire Malard. Ces expériences m'ont permis de mieux me rendre compte de l'envers du décor, notamment que l'on n'a pas le temps de voir tous les concerts que l'on veut."

"Les places sont rares dans le secteur. Le bénévolat sur un CV a autant de valeur qu'une expérience rémunérée." Arrivée au festival des Vieilles Charrues en 2003 pour s'occuper de la gestion des bénévoles, puis de la logistique, Jeanne Rucet n'a pas de diplôme propre à son métier. "J'ai suivi une formation de 6 mois en régie de production qui m'a permis de rencontrer de nombreux professionnels du spectacle vivant et de me créer un réseau."

"J'ai été bénévole, plus jeune, pour des petites associations qui montaient des festivals de musique africaine, et aussi dans le cadre des contre-sommets du G8 pour organiser des concerts, explique Valérie Briois. Nous avons de nombreux bénévoles qui, petit à petit, ont rencontré des prestataires et se sont professionnalisés avec eux. Mais il ne faut pas se méprendre, il faut faire du bénévolat car on veut s'investir et pas pour trouver directement du travail."

Travailler dans un festival : Valérie Briois organise les Solidays

Après des études à Sciences Po et une première expérience professionnelle chez un tourneur (pour l'organisation des tournées d'artistes), Valérie Briois est arrivée à Solidarité Sida, où elle s'occupe aujourd'hui de la production. Avec elle, découvrez l'envers du décor de l'organisation du festival Solidays.

 

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Article mis à jour le 27/03/2019 / créé le 24-08-2018