Au sein d’une agence de communication événementielle ou dans le service communication d’une grande entreprise, le responsable événementiel est un professionnel de l’organisation d’événements. Lancement d’un produit, rencontres professionnelles, colloques, soirée de gala, salon, congrès, festival, le responsable événementiel a la charge de trouver des idées originales pour rendre l’événement unique et retenir l’attention des médias ou des clients.
En amont du projet, il organise et anime les réunions avec ses clients pour bien définir les besoins et les objectifs de l’événement. Il réalise un cahier de charges, conseille et fait des propositions pour la mise en œuvre du projet.
Le responsable événementiel prend également en charge toute la coordination de l’événement : recherche de lieu et des prestataires extérieurs : traiteurs, serveurs, hôtesse d’accueil, conférenciers, animateurs, artiste, éclairagiste, sono… Il doit tout gérer de A à Z et respecter le budget validé : logistique, installation, répétitions des intervenants. C’est lui qui coordonne l’ensemble des équipes qui interviendront lors de l’événement. Le responsable événementiel gère le rétro-planning et s’assure que le budget est bien respecté. Il est en lien permanent avec son client ou la direction de son entreprise (directeur marketing, responsable du service communication voire DRH pour des événements internes). Il s’occupe de la gestion du plan de communication externe : rédaction de plaquettes, envoi d’invitations, rédaction d’articles, affiches …
Chef d'orchestre, il est présent le jour J pour s’assurer du bon déroulement de la journée et gérer les problèmes de dernières minutes (accès internet, vestiaire, disposition de la salle, badges invités etc.)
Le responsable événementiel doit faire preuve de créativité, être rigoureux et avoir un bon sens de l’organisation. Il doit aussi être réactif et savoir gérer une équipe. Ce métier nécessite beaucoup de déplacements. Le responsable événementiel ne compte pas ses heures et doit être parfois disponible le soir ou le week-end.
