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Secrétaire assistant / Secrétaire assistante

Synonymes : assistante, secrétaire, secrétaire administratif, assistant administratif

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Le secrétaire assistant travaille pour un ou plusieurs chefs de service. Courrier, téléphone, mise en forme de documents, gestion de l’agenda constituent son travail quotidien.

Description métier

Le secrétaire assistant est le premier interlocuteur des collaborateurs, mais aussi de leurs partenaires extérieurs (clients, fournisseurs...). C'est lui qui met en forme les documents, classe les dossiers, gère les appels téléphoniques, prend les rendez-vous, s'occupe du courrier...

Organisation, méthode, discrétion, bonne présentation, mais aussi esprit d’initiative et autonomie sont demandés à un assistant.

La diversité des tâches traitées et des outils utilisés, la nécessité de devoir s’adapter à des interlocuteurs très différents (patrons, personnels des services, clients, administrations) font des capacités d’observation et d’adaptation les qualités indispensables d’un bon secrétaire.

Le ou la secrétaire doit savoir où trouver l’information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.

Il ou elle doit savoir maîtriser tous les outils bureautiques et internet. Savoir prendre des notes, faire une synthèse, rédiger tant sur papier que sur messagerie électronique sont les compétences indispensables de la secrétaire-assistante.

Le secrétaire assistant exerce dans tout type d'entreprise publique ou privée, des associations...L'armée de terre recrute près de 16 000 postes chaque année y compris pour les fonctions transverses tel que secrétaire-assistant. Au sein de l'armée de terre, le secrétaire assistant participe à la bonne gestion des services administratifs (dispatching du courrier, présence et absence du personnel, état opérationnel du personnel, compte des repas...)

Études / Formation pour devenir Secrétaire assistant / Secrétaire assistante

Les entreprises recherchent presque systématiquement des titulaires d'un BTS, voire plus (licence professionnelle). Les masters en langues, droit, sciences économiques, AES, complétées par une formation en secrétariat sont également appréciés.

L'armée de terre recrute à partir du bac pour le poste d'assistant administratif. Après sélection, les lauréats suivent une formation de 10 mois (initiale + spécialisée). 

Exemples de formations : 

niveau bac 

  • Bac pro AGOrA - assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (ex bac pro GA - gestion-administration)
  • Bac techno STMG - sciences et technologies du management et de la gestion

niveau bac + 2

  • BTS gestion de la PME 
  • BTS support à l'action managériale 
  • BTS ATI - assistance technique d'ingénieur
  • BTS CG - comptabilité gestion
  • BTS MCO - management commercial opérationnel
  • BTS CI - commerce international

niveau bac + 3

  • BUT GEA - gestion des entreprises et des administrations
  • BUT GACO - gestion administrative et commerciale

 

Salaires

Un secrétaire assistant débute aux alentours de 1 600 € brut mensuels.

Dans l'armée de terre, les assistants administratifs débutent, dès leur affectation, à 1 430 € net mensuel (hors primes pour un célibataire sans enfant). Cette rémunération peut-être multipliée jusqu'à 2,5 fois en opération extérieure. 

Evolutions de carrière

Un secrétaire assistant peut se spécialiser dans le médico-social, le juridique, le technique, la sténotypie...

Un secrétaire assistant pourra évoluer vers un poste d'assistance de direction ou d'assistance commerciale. Il lui faudra de l'expérience et le plus souvent une formation complémentaire du type licence professionnelle voire master pro. 


Crédit photo : pr

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