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Secrétaire assistant(e)

Synonymes : assistante, secrétaire, secrétaire administratif / administrative

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Le ou la secrétaire assistant(e) travaille pour un ou plusieurs chefs de service. Courrier, téléphone, mise en forme de documents, gestion de l’agenda constituent son travail quotidien.

Description métier

Le ou la secrétaire assistant(e) est le premièr interlocuteur des collaborateurs, mais aussi de leurs partenaires extérieurs (clients, fournisseurs...). C'est lui qui met en forme les documents, classe les dossiers, gère les appels téléphoniques, prend les rendez-vous, s'occupe du courrier...

Organisation, méthode, discrétion, bonne présentation, mais aussi esprit d’initiative et autonomie sont demandés à un assistant.

La diversité des tâches traitées et des outils utilisés, la nécessité de devoir s’adapter à des interlocuteurs très différents (patrons, personnels des services, clients, administrations) font des capacités d’observation et d’adaptation les qualités indispensables d’un bon secrétaire.

Le ou la secrétaire doit savoir où trouver l’information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.

Il / elle doit savoir maîtriser tous les outils bureautiques et internet. Savoir prendre des notes, faire une synthèse, rédiger tant sur papier que sur messagerie électronique sont les compétences indispensables de la secrétaire-assistante.

Études / Formation pour devenir Secrétaire assistant(e)

Les entreprises recherchent presque systématiquement des titulaires d'un BTS, voire plus (licence professionnelle).

Les masters en langues, droit, sciences économiques, AES, complétées par une formation en secrétariat sont appréciés.

Formations indiquées :

  • Bac pro gestion-administration (30 % des secrétaires ont un bac pro qui permet une insertion rapide grâce aux stages en entreprises),
  • Bac techno STMG (sciences et technologies du management et de la gestion)  qui permet avant tout de poursuivre des études en classe de BTS,
  • BTS gestion de la PME (ex BTS assistant de gestion PME/PMI, à référentiel européen),
  • BTS support à l'action managériale (ex BTS AM - assistant de manager),
  • BTS ATI - assistance technique d'ingénieur,
  • BTS CG - comptabilité gestion

Ces BTS sont les diplômes le plus souvent demandés pour devenir assistante. Ils se préparent en 2 ans après le bac, dans des établissements publics ou privés. Les BTS du secteur commercial sont aussi des voies possibles : BTS MUC (management des unités commerciales), commerce international...

Les DUT GEA (gestion des entreprises et des administrations) et GACO (gestion administrative et commerciale) ouvrent également les portes.

Salaires

Un secrétaire assistant débute aux alentours de 1 600 € brut mensuels.

Evolutions de carrière

Un(e) secrétaire assistant(e) peut se spécialiser dans le médico-social, le juridique, le technique, la sténotypie...

Un(e) secrétaire assistant(e) pourra évoluer vers un poste d'assistance de direction ou d'assistance commerciale. Il lui faudra de l'expérience et le plus souvent une formation complémentaire du type licence professionnelle voire master pro. 


Crédit photo : Sebastian Gauert - Fotolia

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