Selon la taille et la localisation de l’office notarial (zone urbaine ou rurale), ces collaborateurs peuvent être impliqués de façon différente au sein de l’office et avoir des zones de compétences plus ou moins étendues.
Le négociateur immobilier / la négociatrice immobilière : il/elle assure la vente et la location de biens.
Le gestionnaire de patrimoine ou assistant notarial / assistante notariale : il/elle gère et optimise le patrimoine des clients. Cette fonction existe uniquement dans les offices de taille importante
L’assistant(e) ou secrétaire juridique : Ses missions sont très variables selon la taille de l’office. Elles peuvent aller d’un travail de secrétariat classique (prise de rendez-vous, saisie des actes, constitution des dossiers) à un travail d’assistanat plus ou moins complexe (assistance juridique, recherche documentaire, rédaction d’actes simples).
Le clerc de notaire ou juriste rédacteur d'acte ou collaborateur de notaire (Si le terme générique "collaborateur de notaire" désigne l'ensemble des professionnels qui officient au sein d'une étude notariale, il s'applique aussi plus précisément au clerc de notaire) : technicien du droit, il rédige les actes, rassemble les pièces administratives nécessaires et suit l’évolution des dossiers. Certains collaborateurs sont spécialisés dans un domaine (immobilier, droit de la famille, droit des affaires), d’autres sont polyvalents et traitent tous types de dossiers.
Le ou la formaliste : il rassemble les documents administratifs, et effectue les formalités de dépôt (d’où son nom) auprès des administrations.
Le ou la comptable taxateur : il/elle gère les comptes clients et la comptabilité générale de l’étude. Il/elle facture les actes notariés et les prestations notariales, assure leur recouvrement et établit la part d'impôt à reverser à l'Etat. Il exerce parfois sa mission avec un expert comptable ou un fiscaliste. Dans certains cas, il est également en charge de la gestion de la paie des salariés de l'étude.
